Wanneer je een domeinnaam hebt, kan je die uiteraard gebruiken om je website online te plaatsen. Maar je kan met je eigen domeinnaam ook e-mailadressen aanmaken, voor jezelf, je organisatie of je bedrijf, je medewerkers…
Afhankelijk van het pakket dat je bij je registrar hebt, kan je aan je domeinnaam enkele of misschien wel een onbeperkt aantal e-mailadressen koppelen. Als je die mogelijkheid hebt, moet je dat zeker doen, want gepersonaliseerde e-mailadressen hebben heel wat voordelen.
De voordelen van een gepersonaliseerd e-mailadres
Meestal is in jouw internetabonnement een mailbox inbegrepen. Je krijgt dan een e-mailadres jouwnaam@telenet.be bijvoorbeeld. Of je kiest voor een mailbox bij een gratis provider, zoals Outlook.com, iCloud.com of Gmail.com. Die domeinextensie kan je niet vrij kiezen, daar hang je aan vast.
Maar je kan ook apart bij een hosting provider een mailbox huren. Daar heb je meer vrijheid om het e-mailadres te bepalen. Heb je een eigen domeinnaam, dan kan je die ook gebruiken als basis voor het e-mailadres van die mailbox. Dat heeft verschillende voordelen.
Professionaliteit
Je kiest de domeinnaam zelf en hij is uniek. Dat geldt dus ook voor je e-mailadressen: je kan ze volkomen vrij kiezen. Je moet geen genoegen meer nemen met jean1242@freemail.com, omdat er je al 1241 Jeans zijn voorgegaan. Je kiest uiteraard voor jean@mijnbedrijf.be.
En laat ons eerlijk zijn, jean@mijnbedrijf.be oogt toch ook een pak professioneler dan jean1242@freemail.com.
Jij bent de baas
Je bent en blijft de baas over je domeinnaam en bijhorende mailadressen. Met een gepersonaliseerd e-mailadres ben je niet afhankelijk van een andere partij. Verander je morgen van provider (je gaat van Telenet naar Proximus bijvoorbeeld) dan blijft je mailadres onveranderd.
Of wanneer morgen de gratis mailprovider van naam verandert (hotmail wordt outlook bijvoorbeeld) of er mee ophoudt, moet je niet al je klanten verwittigen. Je loopt evenmin het risico hen te verliezen omdat ze je niet meer kunnen bereiken.
Je kiest zelf waar je mails bewaard worden
Bij gratis aanbieders zoals Gmail of Outlook.com ben je niet zeker waar de servers staan, waarop je mail bewaard wordt. Als dat niet in de EU is, dan is dat in strijd met de Europese privacywetgeving. Met je e-mailadres op eigen domeinnaam kies je zelf het bedrijf waar je mailserver gehost wordt. Kies bij voorkeur een EU-land: dan ben je zeker dat je mails beschermd worden door de GDPR-wetgeving.
Laat je mails doorsturen naar een andere mailbox
Speelt de locatie van de mailservers voor jou geen rol, dan moet je zelfs geen aparte mailbox aanmaken om de mail voor je mailadres op je domeinnaam te ontvangen. Laat die gewoon forwarden naar het e-mailadres dat hoort bij de mailbox van je internetprovider zoals Telenet of Proximus. Of je mailbox bij Gmail of Outlook.com, dat kan ook.
Klaar voor groei
Wanneer je een eigen bedrijf hebt, kan het interessant zijn om mailadressen te creëren zoals boekhouding@mijnbedrijf.be of verkoop@mijnbedrijf.be. Laat alle mails doorverwijzen naar je reguliere inbox. Zo weet je echter meteen waarover de mail gaat.
En later, wanneer je echte medewerkers op die afdelingen hebt zitten, kan je die mailadressen gewoon behouden. Je bent klaar voor de groei van je organisatie.
Maken mensen vaak spelfouten in jouw naam? Maak dan niet alleen dirk.sterkx@jouwdomein.be aan, maar ook varianten zoals dick.sterk of dirk.sterckx. Laat alle mails forwarden naar dirk.sterkx@jouwdomein.be.
Het is een minieme kost waarmee je bedrijf enkel aan professionaliteit wint!
Persoonlijke dienstverlening
Met een eigen domeinnaam kan je ook gepersonaliseerde e-mailadressen aanmaken voor je medewerkers. En dat is een goed idee, want geef toe, je communiceert toch liever met rik.ringers@mijnbedrijf.be dan met sales@mijnbedrijf.be of info@mijnbedrijf.be?
Met persoonlijke e-mailadressen voor je medewerkers, maak je je dienstverlening persoonlijker. Je geeft je bedrijf als het ware een gezicht.
Omgekeerd kan ook: je maakt een groepsadres aan zoals directie@mijnbedrijf.be, waarbij elke mail naar het e-mailadres van elk directielid geforward wordt.
Een minimale kost
De registratie van een domeinnaam kost je meestal niet meer dan 50 tot 100 euro per jaar - vaak zelfs veel minder. Je registreert een domeinnaam in de eerste plaats voor je website. Maar waarom zou je de mogelijkheden van een domeinnaam niet volop benutten en ineens ook gepersonaliseerde e-mailadressen aanmaken?
Het is een minieme kost waarmee je bedrijf enkel aan professionaliteit wint!