Nu we onze facturen steeds vaker digitaal laten opsturen, stijgt het risico op fraude. Een veelgebruikte methode: oplichters mailen jou een vervalste factuur, met daarop hun eigen rekeningnummer. Hoe kan je deze fraude herkennen? Volg onze tips om de oplichters te snel af te zijn!
Factuurfraude: vervalst rekeningnummer
Bij factuurfraude wordt een financiële medewerker van een bedrijf misleid om geld te storten op de rekening van de fraudeur. Meestal wordt hierbij gewerkt met vervalste facturen. Een voorbeeld:
- Els werkt op de boekhouding van een bouwbedrijf. Zij krijgt een mail die afkomstig lijkt van het bedrijf Snellecement, een regelmatige leverancier.
- In de mail het verzoek om de ingesloten factuur te betalen, maar naar een nieuw rekeningnummer, want Snellecement is van bank veranderd.
- De factuur ziet er in orde uit, en Els betaalt de factuur op het nieuwe rekeningnummer.
- Achteraf blijkt dat de fraudeur de factuur nagemaakt heeft en het normale rekeningnummer vervangen heeft door het zijne.
- Resultaat: geld weg!
Hoe kan je factuurfraude herkennen?
Bij factuurfraude is het eigenlijk simpel: elke verzoek tot betaling, waarbij het vermelde rekeningnummer afwijkt van wat in jouw online bankier-applicatie staat, moet je wantrouwen. Dat geldt voor zowel particulieren als grote of kleine bedrijven, voor kleine en grote bedragen.
Neem deze voorzorgen om factuurfraude te voorkomen
Je kan met simpele voorzorgsmaatregelen het risico op een dergelijke fraude verlagen. Een goed uitgewerkte procedure bij het verwerken en betalen van facturen, in combinatie met een gezonde dosis wantrouwen, is het beste verdedigingsmiddel.
Hier vind je een lijstje maatregelen die genomen kunnen worden, zowel op bedrijfsniveau als door individuele medewerkers.
Als bedrijf:
- Maak je medewerkers ervan bewust dat dergelijke fraude bestaat en hoe zij die kunnen herkennen.
- Vraag je personeel om altijd voorzichtig te zijn met betalingsverzoeken en die na te kijken op onregelmatigheden.
- Werk interne richtlijnen uit bij betalingen. Zo kan je afspreken dat bij betalingsverzoeken die per mail ontvangen worden, een controle uitgevoerd wordt op de echtheid ervan. Of dat voor betalingen boven bepaalde bedragen extra overleg nodig is.
- Controleer de informatie op je website. Transparantie is goed, maar teveel informatie is gevaarlijk. Derden moeten niet weten wie jouw leveranciers zijn bijvoorbeeld.
- Druk je medewerkers op het hart niet loslippig te zijn op de sociale media.
Als medewerker:
- Ga niet af op het e-mailadres vermeld in de 'Van' lijn. Dat is heel gemakkelijk na te maken! Oplichters imiteren zelfs perfect de lay-out en logo's van uw leverancier in de mail!
- Raadpleeg bij twijfel een bevoegde collega.
- Werk een richtlijn uit om bij betalingen boven een bepaald bedrag de juiste bankrekening en begunstigde te laten bevestigen.
- Krijg je een verzoek om de betaalgegevens te wijzigen? Vraag dan een bevestiging aan het bedrijf in kwestie. Gebruik daarvoor niet de gegevens die vermeld staan op de brief, fax, of e-mail die je ontving, maar de contactgegevens die jij al had via vorige correspondentie.
- Het is altijd handig om een vaste contactpersoon te hebben bij bedrijven waaraan je regelmatig betalingen uitvoert.
- Deel geen informatie over je werkgever, de hiërarchie in je bedrijf, de beveiliging of de procedures. En wees voorzichtig met sociale media!
Volg ook de algemene tips in ons artikel over CEO-fraude.
Denk eraan: elke poging tot fraude is een misdrijf. Zelfs al ben jij bij de pinken genoeg om de fraude te herkennen, en ga je niet in op het betaalverzoek, dan doe je er toch best aan om de poging tot fraude te melden. Zo zet je de politie op het spoor van de fraudeurs, en kan je wellicht voorkomen dat anderen het slachtoffer worden!
Met dit artikel ondersteunen wij de Duurzame Ontwikkelingsdoelstellingen van de Verenigde Naties.